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[예약 관리 > 방문 예약 관리]

학교 보안 강화와 체계적인 방문객 관리를 위래 도입된 방문 예약 시스템 이용 방법을 안내해 드려요!
방문 예약 신청 부터 QR 체크인 까지, 아래 순서대로 차근차근 따라해 보세요.

방문자의 예약 신청부터 선생님의 승인, 지킴이실의 QR 체크인까지 한 번에 확인해 보세요!

선생님 

방문자가 직접 방문 일정을 신청할 수 있는 전용 예약 링크를 복사하여 쉽게 공유할 수 있습니다.

관리자 웹 페이지 좌측 메뉴에서 [예약관리] [방문 예약 관리] 메뉴로 들어갑니다.

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[①방문 예약 링크 버튼 클릭] 해주시면 방문 예약 링크가 복사 됩니다.

선생님, 복사된 예약 링크는 이렇게 활용해 보세요!

직접 전송 (문자/메시지): 문자를 통해 학부모님, 외부 방문자에게 링크를 직접 붙여넣기(Ctrl+V)하여 전송해 보세요.

학교 홈페이지 활용: 학교 홈페이지의 공지사항, 메인 팝업창 등에 링크를 걸어두시면 방문객들이 쉽게 접근하여 방문을 신청할 수 있습니다.

방문자 : 학교에서 안내받은 URL 혹은 팝업을 클릭하면 나오는 신청 화면 이에요.

메인 화면에서 파란색 [②방문 신청하기 버튼 클릭] 해 주세요.

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예약이 이미 되어 있다면 [신청 조회 및 내역을 통해 상태를 확인]할 수 있어요.

[③방문 신청 정보 등 필수 정보 항목을 입력] 해 주세요.

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개인정보 이용 약관을 다 읽으신 후 [신청하기 버튼]을 눌러줍니다. 

[④ 방문 신청 내역을 확인]해 주세요.

•

신청이 완료되면 내역 화면으로 이동하며, 현재 '승인 대기' 상태임을 확인할 수 있습니다.

•

일정이 변경 되어 방문이 어려워진 경우, 하단의 [신청 취소 버튼]을 눌러 간편하게 취소하실 수 있습니다. 

확인해 주세요!

신청이 접수되면 선생님의 승인 절차를 거치게 돼요.

승인 여부는 카카오 알림톡으로 안내해 드리니 잠시만 기다려 주세요!

방문 당일에는 신청이 불가 합니다! 학교로 문의해주세요.

선생님 

[⑤접수 상태 변경하기]

•

목록에서 신청 내역을 확인한 후, ['접수상태' 열에 있는 드롭다운 메뉴(기본 '접수' 상태)를 클릭]해 주세요.

•

방문이 가능하다면 [승인], 방문이 어렵다면 [승인거부]로 상태를 변경합

상태 변경을 마친 후 해당 항목 왼쪽의 [⑥ 체크박스(□)를 선택하고, 하단의 [선택 수정] 버튼을 클릭]해야 최종적으로 승인 처리가 완료돼요!

•

[선택 수정]을 눌러야만 방문자에게 승인/거부 알림톡이 자동으로 발송됩니다.

•

여러 건을 한꺼번에 처리하실 때도 각각 상태를 변경한 뒤, 모두 체크하여 [선택 수정] 한 번으로 일괄 처리가 가능해요.

선생님 : 현장 방문자 신규 추가하기

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 [방문 예약 관리] 페이지 우측 상단의 [신규추가 버튼을 클릭]하여 방문자의 정보와 목적을 입력한 후 [등록]해 주세요. 

선생님, 이럴 때 유용하게 활용해 보세요!

사전 예약 없이 당일 학교를 방문하신 학부모님이나 외부 업체 담당자가 오셨을 때

선생님(또는 관리자)께서 현장에서 즉시 방문 기록을 남기고 승인 처리를 진행해야 할 때 아주 유용한 기능입니다.

선생님 : 검색 필터 활용하기

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방문 예약 관리 목록 우측 상단에 있는 [①검색필터 버튼을 클릭]해 주세요.

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화면 중앙에 '검색 조건' 팝업창이 열립니다. [②찾고자 하는 방문자 이름, 예약 기간(날짜), 방문 목적, 혹은 현재 방문 상태(승인대기, 승인완료 등)를 입력]한 후 
하단의 [검색 버튼]을 눌러주세요. 조건에 맞는 내역만 목록에 나타납니다.

선생님, 이렇게 활용하면 더욱 편리해요!

미처리 건 한 번에 모아보기: 아직 승인 처리하지 않은 신규 예약 건들만 목록에 모아주기 때문에, 누락 없이 빠르게 일괄 처리하실 수 있습니다.

과거 방문 이력 확인: 특정 학부모님이나 업체의 과거 방문 기록이 필요할 때, 이름이나 연락처만 입력하여 검색하면 이전 내역을 손쉽게 찾아볼 수 있습니다.

선생님 : 방문 예약 내역 엑셀 다운로드

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방문 예약 관리 목록 우측 상단 끝에 있는 [①엑셀 모양 아이콘을 클릭]해 주세요.

클릭 즉시 선생님의 PC로 전체 목록 데이터가 담긴 엑셀 파일이 다운로드됩니다.

파일을 열어보시면 [방문자 이름, 연락처, 방문 목적부터 입/퇴교 시간까지 상세한 기록을 엑셀 문서로 한눈에 확인하고 자유롭게 편집]하실 수 있습니다.

선생님, [검색 필터] 기능과 같이 활용 해보세요!

전체 내역을 다운로드할 수도 있지만, 앞서 안내해 드린 [검색 필터를 활용]해 보세요!

특정 목적 (예: 학부모 상담)만 조건으로 설정하여 검색한 뒤 엑셀 다운로드 아이콘을 누르면

원하는 조건의 데이터만 엑셀로 저장할 수 있어 통계나 보고서 작성 시 업무 시간을 크게 줄여줍니다.

방문자 : 알림톡 및 QR 코드 확인하기

ⓐ 방문 거절 안내

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방문 신청이 아쉽게 거절되었을 때 발송되는 메시지예요. 상세한 사유는 학교로 문의해 주세요.

ⓑ 방문 승인 완료 안내

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예약이 정상적으로 승인되었음을 알려드리는 메시지예요.

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방문 당일 학교 출입을 위해 QR 코드가 발송될 예정이니, 해당 메시지를 잘 보관해 주세요.

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방문 시간 30분 전, 학교 출입을 위한 QR 코드 링크가 포함된 알림톡이 도착해요.

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메시지에 포함된  링크(URL)를 클릭하면 입출교를 위한 QR 화면이 나타나요.

ⓓ 출입증 QR 화면

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링크를 클릭하면 나타나는 출입증 QR 코드예요.

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이 QR 코드는 지킴이실 태블릿에 인식시켜야 하니, 학교 정문에 도착하시면 미리 화면에 띄워주세요!

지킴이실 : QR인증 및 입출교 방법

⑦ QR 인증 화면 접속

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태블릿 메인 화면 왼쪽 하단에 있는 [QR 인증 화면 바로가기] 버튼을 눌러주세요.

확인해 주세요!

태블릿 화면 상단에서 [방문예정], [입교완료], [퇴교완료] 탭을 눌러 전체 방문 현황을 한눈에 확인할 수 있어요.

예약 시간보다 일찍 도착하셨더라도 목록에서 본인의 성함을 확인한 후 인증을 진행하시면 돼요.

지킴이실에서 사용하는 태블릿 세팅은 어떻게 하나요? → 방문자 예약 시스템 설치 가이드 바로가기(클릭)

지킴이실 : QR인증 및 입출교 방법

⑧ 방문자 QR 코드 인식

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미리 받은 알림톡의 QR 코드 링크를 클릭해 화면에 띄워주세요. 

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인식이 완료되면 입교 시간이 자동으로 기록되며 방문 처리가 완료됩니다.

⑨ 퇴교 처리하기

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업무를 마치고 학교를 나가실 때도 동일하게 QR 코드를 인식시켜 주세요.

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정상적으로 인식되면 화면의 상태가 '퇴교완료'로 변경되고 퇴교 시간이 기록돼요.

확인해 주세요!

인식 꿀팁: 휴대폰 화면을 태블릿 카메라 가까이에 바짝 들고 가야 빠르게 인식돼요!

미리 예약을 하지 못하고 방문하신 경우, 상단의 [방문자 등록 버튼]을 통해 현장에서 직접 정보를 입력하고 출입하실 수 있어요.

지킴이실 : 현장 방문자 직접 등록하기

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태블릿 메인 화면 상단 중앙에 있는 파란색 [⑩방문자 등록 버튼을 터치]해 주세요.

지킴이실 : 현장 방문자 직접 등록하기

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화면 우측에 '방문자 신규 등록' 창이 나타납니다.
[⑪현장에서 방문객의 신분(이름, 연락처 등)과 방문 목적을 확인하여 정확하게 입력]하신 후 등록을 완료해 주시면 됩니다.

이럴 때 꼭 활용해 주세요!

사전 예약 없이 당일 학교를 찾으신 방문객(학부모, 외부 업체 등)의 출입 기록을 현장에서 바로 남길 수 있어, 안전하고 꼼꼼한 학교 출입 관리에 큰 도움이 됩니다.